会展导航：春节一过，各公司都在紧锣密鼓的准备新闻发布会。以下是小编准备的一些发布会注意事项，新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等.一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如,有的在招待会后举行酒会或茶会.记者招待会一般是专题性的,以"答记者问"为主要特色.另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席.在这些形式中,最为常见的是新闻发布会.
新闻发布会要素:
目的
信息发布的目标受众
拟邀请对象
发布会规模
新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:
1、活动策划与主题确定
2、节目策划与议程安排
3、资料准备
4、与会人员邀请、沟通与确定
5、时间、场地落实与场景布置
6、产品展示、演示与信息发布
7、现场气氛控制
一、清楚发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格.
大体上,新闻发布会可以分为如下几个类别,而且风格也基本沿用下述套路:
1、政治性--严肃感
2、高科技产品类--正规中带有活泼
3、农业类别--亲切、环保
4、文化类别--文化感、历史感
5、一般工业品--科技感、品质感
6、娱乐类--活泼,前卫
7、时尚产品--经典中带有时代气息
8、工艺品类--经典、古拙
9、其他类别--相应的风格
二、成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障.
一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成.
建立组织的原则:
一是"专业原则",专业的人做专业的事,知人善任.比如,经销商的沟通,市场销售部门是对口部门.其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组.新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组;
二是"平衡原则",因事设组,每个组的工作量相对平衡;
三是"分工原则",分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;
四是"扁平原则",一般在大型的活动中有多层次的"金字塔"结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;
五是"制度原则",尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束.
发布会通常牵涉到各个部门,一般来说,公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务.公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态.在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要.
筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,条件许可的话,应该请专业公司代理.
三、确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整.
时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现.注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善.
整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理.比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等.流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现.
四、活动策划、确定活动主题.
活动策划主要包括如下内容:
1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示.实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕.
在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜.特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适.
2、主题策划发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现"XXX发布会"字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合.
另外,按照国家新闻出版有关部门的规定,凡是主题中有"新闻"字样的发布会,须经国家新闻出版部门的审批.一般来说,实践中,很多企业略去"新闻"字样,采用其它称法.
确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素.比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等.因此,这是总协调工作控制的"关键点",宜重点来抓.
参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人员参加.一般来说,官员都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人.
新闻记者则是发布会的重头,一般来说,先造一份拟邀请的名单,提前一周时间发出邀请函,然后电话落实.时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式.落实好后做好分类的统计工作.
五、拟定活动策划案和具体操作方案.
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用.一般来说,会议核心成员才提供.
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟.一般会议人员人手一份.
六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司/组织宣传册
5、有关图片
6、纪念品(或纪念品领用券)
7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)
新闻通稿包括如下:
1、消息稿.字数较短,一般在1000字以内,发布起来快,有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版.
2、通讯稿.篇幅较长,内容充实,一般是深度分析,重点报道.消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述.消息一般是一篇即可,通讯稿则可以从不同角度提供多篇,也可以以答记者问的形式表现.
3、背景材料.
4、图片资料.
以上资料一般以书面形式提供,也可以另外附电脑光盘、软盘的形式.
5、重要发言.对新闻记者有用的发言稿.比如,企业最高负责人的发言,技术、营销分管领导的发言等,有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,但是以对记者报道有益为标准.
6、公司或组织的宣传册.
7、参会重要人物、知名人士材料.
七、时间选择与场地落实、现场布置.
时间选择在新闻策划中是一种艺术,发布时机选择不同,效果迥异.
企业发布会有时要避开重大的事件、会议,比如"两会期间"版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证.有时则要趋近于某些时机,比如相关性大的时候,起到借势的效果.
另外,在时间上,一般选择人们容易记起的日子,如节日,一月之月初、月末,也要避开一些禁忌日.如果是星期六、星期天或其他节假日,可以考虑在下午进行.
场地的选择上,一般综合考虑以下几点:
一、是品位与风格.
场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见.因为各方面的配套好一些.
酒店有不同的星级,也有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一.
另外,非正式的会议,或离自然、健康较近的产品属性,可以选择在避暑山庄等地召开.
二、是实用性与经济性.
会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间的浪费?等等,这些都要考虑.
三、是方便性.
离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便?
现场布置包括:
1、背景布置.主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准.
2、酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许.
3、席位摆放.
摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式.注意确定主席台人员.不过,现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式.
摆放原则:"职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后".
注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席.
4、相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障.
5、签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务.事先可请好礼仪小姐迎宾.一般会议会要求与会者留下名片,准备好"请赐名片"盒.
八、现场控制.
现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生.比如平时做一些培训,事前做一些排练.从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽.应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧.
对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密.对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人.
在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的"重心"上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅.另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握.
在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解.
答记者问上,一般来说,由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助.
在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩.事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的"点",更有助于传播.
发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识.
在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答.不宜采取"无可奉告"的方式.对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨.
整个会议应有正式的结尾.如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点.
发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访.
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